12 Schritte zur Verhinderung von Mitarbeiterdiebstahl im Einzelhandel: Ein Leitfaden zur Schadensverhütung

Es ist sicher, dass Einzelhändler auf der ganzen Welt mit Mitarbeiterdiebstahl konfrontiert sind. Unter Mitarbeiterdiebstahl versteht man die unrechtmäßige Aneignung oder Veruntreuung von Unternehmensvermögen durch Mitarbeiter zum persönlichen Vorteil. Unzuverlässige Mitarbeiter sind für satte 90 % der großen Verluste eines Unternehmens verantwortlich.

Sie wollen keine Arbeitsplatzkultur fördern, die einem Gefängnis gleicht, aber Sie wollen auch nicht so nachlässig sein, dass unehrliche Aktivitäten gedeihen. Wie können Sie also feststellen, ob Ihre Mitarbeiter stehlen? In diesem Leitfaden gehen wir auf verschiedene Maßnahmen ein, die Sie ergreifen können, um Diebstähle aufzudecken und zu verhindern, z. B. Audits zur Schadensverhütung, Zugangskontrollen und andere proaktive Maßnahmen.

1. Erkennen Sie die Anzeichen für Mitarbeiterdiebstahl

Obwohl alle Unternehmen Ziel von Diebstählen sind, sind kleine Unternehmen oft anfälliger für unethisches Verhalten ihrer Mitarbeiter. Diese Anfälligkeit kann darauf zurückzuführen sein, dass kleine Unternehmen in der Regel nicht über das Budget oder die Arbeitskraft verfügen, die größere Unternehmen haben, um in wirksame Methoden zur Verhinderung von Verlusten im Einzelhandel zu investieren.

Es gibt kein spezifisches Profil für Diebe; Mitarbeiter aus allen Gesellschaftsschichten können zu Tätern werden, unabhängig von Alter, Geschlecht, Ethnie oder sozioökonomischem Hintergrund. Tatsächlich geben über 60 % der Mitarbeiter zu, dass sie wahrscheinlich stehlen würden, wenn sie glauben, dass sie damit durchkommen, oft aufgrund unzureichender Sicherheitsmaßnahmen oder begrenzter Konsequenzen.

Bevor Sie voreilige Schlüsse in Bezug auf Diebstahl ziehen oder Ihre Mitarbeiter zu genau unter die Lupe nehmen (was zu Diskriminierungsvorwürfen führen könnte), sollten Sie einige Erkenntnisse sammeln. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Anzeichen, die Ihnen dabei helfen können, festzustellen, ob interner Diebstahl in Ihrem Unternehmen ein Problem darstellt, und die gegebenenfalls weitere Untersuchungen erforderlich machen.

Diskrepanzen im Inventar

Häufige Diskrepanzen zwischen dem erfassten Bestand und dem physisch vorhandenen Bestand können auf Diebstahl hindeuten. Es ist oft einfacher, den Diebstahl von Produkten an verschiedenen Stellen der Lieferkette zu verbergen, insbesondere bevor die Artikel in den Bestand eingescannt oder mit Barcodes versehen werden. Ein Mitarbeiter könnte behaupten, dass die falsche Menge versandt wurde, während in Wirklichkeit Produkte gestohlen wurden.

Änderungen im Verhalten

Wenn ein ehemals vertrauenswürdiger Mitarbeiter anfängt, sich geheimnisvoll zu verhalten oder ungewöhnlich defensiv mit seiner Arbeit umgeht, könnte dies ein Warnsignal sein. Erfindet ein Filialleiter zum Beispiel Ausreden, um später als andere Mitarbeiter allein zu bleiben? Redet er häufig am Telefon oder mit FaceTiming, während er in der Filiale ist? Diese Verhaltensweisen sollten genauer untersucht werden.

Häufige Nachlässe oder Stornierungen

Wenn Sie einen Mitarbeiter bemerken, der häufig Rabatte oder Stornierungen vornimmt, sollten Sie weitere Nachforschungen anstellen. Dies könnte ein Hinweis auf "Süßholzraspelei" sein, bei der Mitarbeiter Freunden, Familienangehörigen oder bevorzugten Kunden unberechtigte Rabatte oder Gratisartikel anbieten. Die Überwachung dieser Transaktionen kann helfen, unethische Verhaltensmuster zu erkennen.

Diskrepanzen in der Registrierkasse

Unternehmen, die mit Bargeld umgehen, sind besonders anfällig für interne Diebstähle. Bargeld ist eines der am häufigsten gestohlenen Güter in kleinen Unternehmen. Unstimmigkeiten in Registrierkassen - wie Diebstahl, zu niedriges Klingeln und Abschöpfen - können auf Diebstahl hindeuten und den Bestand und die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens gefährden.

2. Fördern Sie eine Kultur der Ehrlichkeit

Wenn sich Mitarbeiter wertgeschätzt und als Teil eines Teams fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie sich unredlich verhalten. Hier sind einige einfache Möglichkeiten, eine solche Kultur aufzubauen:

• Offene Kommunikation: Ermutigen Sie Ihr Team, seine Bedenken und Vorschläge zu äußern. Durch eine Politik der offenen Tür können sie sich sicher fühlen, alle Probleme, die ihnen auffallen, mitzuteilen.
• Anerkennungsprogramme: Anerkennen und belohnen Sie Mitarbeiter, die Integrität zeigen. Dies stärkt nicht nur positives Verhalten, sondern setzt auch einen Maßstab für alle anderen.

3. Regelmäßige Audits zur Schadensverhütung durchführen

Eine wirksame Methode, um festzustellen, ob Mitarbeiter stehlen, ist die Durchführung regelmäßiger Audits zur Schadensverhütung. Was ist ein Audit zur Schadensverhütung? Im Grunde ist es eine Überprüfung Ihrer Geschäftspraktiken, Ihres Inventars und Ihrer Sicherheitsmaßnahmen.

• Schwachstellen aufdecken: Untersuchen Sie, wie die Produkte verfolgt und gelagert werden, um Schwachstellen zu finden, an denen es zu Diebstählen kommen könnte.
• Analyse von Transaktionsmustern: Die Überprüfung von Verkäufen und Rückgaben kann dazu beitragen, verdächtige Muster aufzudecken, die auf Diebstahl durch Mitarbeiter hindeuten könnten.
• Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen: Audits führen oft zu besseren Sicherheitspraktiken, wie verbesserten Überwachungssystemen oder Zugangskontrollen.

Auch die Einbindung Ihres Teams in den Prüfungsprozess ist ein kluger Schachzug. Das schafft Transparenz und hilft ihnen zu verstehen, warum der Schutz der Vermögenswerte wichtig ist.

4. Einsatz von Technologie und Sicherheitskameras zur Überwachung der Aktivitäten

Der Einsatz von Technologie ist entscheidend. Hier erfahren Sie, wie die Technik Ihnen helfen kann, die Dinge im Auge zu behalten:

• Überwachungskameras: Die Installation von Kameras in Schlüsselbereichen hat eine abschreckende Wirkung und liefert Ihnen im Falle eines Diebstahls Videobeweise.
• Point of Sale (POS)-Systeme: Moderne POS-Systeme können Verkäufe und Rücksendungen verfolgen, so dass Unstimmigkeiten leichter zu erkennen sind.
• Software für die Inventarverwaltung: Der Einsatz spezialisierter Software hilft Ihnen, genaue Bestandsaufzeichnungen zu führen und Probleme zu erkennen, bevor sie zu großen Problemen werden.
• Tools zur Datenüberwachung: Diese Tools können zum Schutz vor Diebstahl geschützter Informationen beitragen, indem sie überwachen, wer auf sensible Daten zugreift.

5. Gründliche Hintergrundüberprüfungen durchführen

Bevor neue Mitarbeiter eingestellt werden, kann eine gründliche Überprüfung des Hintergrunds dazu beitragen, das Risiko eines internen Diebstahls zu verringern. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

• Strafrechtliche Vorgeschichte: Eine Vorgeschichte von Diebstahl oder Betrug ist ein deutliches Warnzeichen.
• Überprüfung der Beschäftigung: Vergewissern Sie sich, dass der frühere Beschäftigungsverlauf des Bewerbers in Ordnung ist. Etwa 40 % der Arbeitnehmer, die einen Diebstahl begehen, hatten in der Vergangenheit mit disziplinarischen Maßnahmen zu kämpfen.
• Referenzen: Wenden Sie sich an frühere Arbeitgeber, um ein Gefühl für den Charakter und die Arbeitsmoral des Bewerbers zu bekommen.
• Diebstahl von Gehaltsabrechnungen: Die Überprüfung der Beschäftigungsgeschichte kann Ihnen auch dabei helfen, frühere Verwicklungen in Lohnbuchhaltungsdiebstähle zu erkennen.

6. Schulung Ihrer Mitarbeiter

Wenn Sie Zeit in die Schulung Ihrer Mitarbeiter investieren, können Sie Diebstähle wirklich eindämmen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Diebstahl und die Konsequenzen unehrlichen Verhaltens kennt. Hier sind einige Ideen für Schulungen:

• Ethik-Schulungen: Workshops über Ethik am Arbeitsplatz können dazu beitragen, die Bedeutung von Integrität zu stärken.
• Überprüfung der Richtlinien: Gehen Sie regelmäßig die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Diebstahl- und Verlustprävention durch.
• Szenarien mit Rollenspielen: Binden Sie Ihre Mitarbeiter in Diskussionen oder Szenarien ein, um ihnen zu helfen, potenzielle Diebstahlsituationen zu erkennen und zu bewältigen.
• Strategien zur Diebstahlprävention: Vermitteln Sie proaktive Maßnahmen wie eine gründliche Überprüfung vor der Einstellung und die Förderung einer Kultur des Vertrauens und der Verantwortlichkeit.

7. Erstellung einer Whistleblower-Richtlinie

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, verdächtiges Verhalten zu melden, indem Sie eine Whistleblower-Richtlinie einführen. Der Diebstahl eines Mitarbeiters kann sich auf alle auswirken, daher ist es wichtig, eine Richtlinie zu haben, die die Interessen aller schützt. Hier ist, was Sie aufnehmen sollten:

• Vertrauliche Meldewege: Die Mitarbeiter sollten vertrauliche Möglichkeiten haben, Bedenken zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.
• Klare Verfahrensweisen: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was zu tun ist, wenn er einen Diebstahl vermutet.
• Beruhigung: Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, dass ihre Meldungen ernst genommen und umgehend untersucht werden.

8. Beschränken Sie den Zugang zu wertvollen Waren

Die Beschränkung des Zugangs zu hochwertigen Waren ist ein kluger Weg, um Diebstahl durch Mitarbeiter zu verhindern. Indem Sie den Zugang zu diesen wertvollen Gegenständen beschränken, verringern Sie die Möglichkeiten für Diebstahl erheblich. Hier sind einige wirksame Strategien, die Sie umsetzen können:

• Lösungen für die Zugangskontrolle: Ziehen Sie den Einsatz von Systemen wie Smart Locks von InVue in Erwägung. Diese Lösungen ermöglichen es Ihnen, zu verwalten, wer Zugang zu bestimmten Waren hat, und gewährleisten, dass nur autorisiertes Personal mit hochwertigen Artikeln umgehen kann.
• Richtlinie für saubere Schreibtische: Fördern Sie eine Politik, die sensible Waren und Informationen außer Sichtweite und sicher aufbewahrt. Dadurch wird das Risiko eines unbefugten Zugriffs minimiert.
• Sicherheitsmaßnahmen: Sorgen Sie dafür, dass wertvolles Inventar weggeschlossen und sicher aufbewahrt wird. Verwenden Sie Schränke oder Vitrinen, die ohne entsprechende Berechtigung nur schwer zugänglich sind.
• Sicherheitskameras und Alarme: Die Installation von Überwachungssystemen kann potenzielle Diebe abschrecken und Echtzeitwarnungen bei verdächtigen Aktivitäten liefern.

9. Durchführung von Ermittlungen bei Diebstahlsverdacht

Wenn Sie einen Diebstahl durch Mitarbeiter vermuten, ist eine gründliche Untersuchung wichtig. Beginnen Sie damit, Beweise zu sammeln, Zeugen zu befragen und Transaktionsdaten zu prüfen, um sich ein klares Bild zu verschaffen. Es ist auch eine gute Idee, einen Experten für Schadensverhütung oder einen Rechtsbeistand zu konsultieren, um sicherzustellen, dass alles richtig gehandhabt wird.

• Beobachten Sie das Verhalten der Mitarbeiter: Achten Sie während der Ermittlungen auf verdächtige Aktivitäten.
• Vertraulichkeit ist wichtig: Behandeln Sie die Untersuchung vertraulich, um zu vermeiden, dass der verdächtige Mitarbeiter verraten wird.

Durch eine umfassende Untersuchung können Sie herausfinden, wie umfangreich der Diebstahl ist, und geeignete Maßnahmen ergreifen, um ihn in Zukunft zu verhindern.

10. Konsequenzen für Diebstahl einführen

Klare Konsequenzen für Diebstahl sind ein wichtiger Schritt zur Prävention. Stellen Sie sicher, dass es eine klar definierte Richtlinie gibt, in der die Konsequenzen, wie Disziplinarmaßnahmen oder Kündigung, festgelegt sind. Ein progressives Disziplinarsystem, bei dem die Konsequenzen bei wiederholten Verstößen verschärft werden, kann ebenfalls wirksam sein.

• Schulung über Konsequenzen: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, was auf dem Spiel steht und wie wichtig es ist, eine Kultur der Ehrlichkeit zu pflegen.
• Gerechte Anwendung: Stellen Sie sicher, dass die Konsequenzen in allen Bereichen gerecht angewendet werden. Dies trägt zur Abschreckung vor Diebstahl bei und fördert ein positives Arbeitsumfeld.

11. Überwachung der Mitarbeiteraktivitäten

Wenn Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten, können Sie potenziellen Diebstählen zuvorkommen. Hier sind einige Methoden, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Lösungen für die Zugangskontrolle: Implementieren Sie diese, um zu verfolgen, wer gesperrte Bereiche betritt und verlässt, und schaffen Sie so eine zusätzliche Sicherheitsebene.
• Routinemäßige Prüfungen von Mitarbeitertransaktionen: Überprüfen Sie regelmäßig die von Mitarbeitern getätigten Transaktionen, insbesondere in Hochrisikobereichen.

12. In Vermögensschutzprodukte investieren

Neben der Überwachung des Mitarbeiterverhaltens kann die Investition in Produkte zum Schutz von Vermögenswerten dazu beitragen, Ihre Sachwerte vor internem und externem Diebstahl zu schützen. Hier sind einige Produkte, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• EAS-kompatible Sicherheitsetiketten: Viele Einzelhändler verlassen sich auf EAS-Tore, die einen Alarm auslösen, wenn gekennzeichnete Produkte hindurchgehen. Leider sind die verwendeten Magnetetiketten oft unzureichend und können leicht überwunden werden. Erwägen Sie ein Upgrade auf Etiketten, die von Magneten nicht beeinträchtigt werden, um einen besseren Schutz zu gewährleisten.

• Warenspezifische Anti-Diebstahl-Vorrichtungen: Wenn es um Sicherheit geht, gibt es keine Einheitsgröße für alle. Die Etiketten, die für Kleidung oder Handtaschen geeignet sind, eignen sich möglicherweise nicht für hochwertige Gegenstände wie Laptops oder Smartphones. Alltägliche Produkte, von Rasierern bis hin zu Waschmitteln, sind ebenfalls häufig Ziel von Diebstählen. Achten Sie also darauf, dass Sie sich für Warensicherungslösungen entscheiden, die auf Ihre spezifischen Waren zugeschnitten sind, anstatt sich mit einer Notlösung zufrieden zu geben.

Die Feststellung, ob Ihre Mitarbeiter stehlen, kann sich entmutigend anfühlen, aber mit den richtigen Maßnahmen können Sie das Diebstahlrisiko erheblich verringern. Regelmäßige Prüfungen zur Schadensverhütung in Verbindung mit einer starken Unternehmenskultur, Mitarbeiterschulungen und technischen Lösungen können ein Umfeld schaffen, das von Unehrlichkeit abschreckt.

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Um den Diebstahl durch Mitarbeiter wirksam zu bekämpfen, sind die richtigen Instrumente und Strategien von entscheidender Bedeutung. Unter InVue unterstützen wir Sie bei Ihren Bemühungen zur Verlustvermeidung. Unsere herunterladbare Checkliste kann Sie bei der Durchführung eines Verlustverhütungsaudits anleiten und Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Produkte am anfälligsten sind.

Außerdem können Sie mit unseren innovativen Lösungen zum Schutz von Vermögenswerten und zur Zugangskontrolle lückenlos nachverfolgen, wer auf hochwertige Waren zugreift. Auf diese Weise können nur autorisierte Mitarbeiter mit hochwertigen Artikeln umgehen, was sowohl die Sicherheit als auch die Verantwortlichkeit erhöht. Durch die Integration der Technologien von InVuekönnen Sie eine Kultur der Ehrlichkeit und Wachsamkeit fördern und Ihre Einzelhandelsumgebung wesentlich sicherer machen.